Trello vs monday.com: qual è lo strumento migliore per gestire progetti e attività?

Trello o monday.com? È una domanda che sempre più professionisti si pongono quando cercano un software di gestione dei progetti semplice, visivo e collaborativo.

Di fronte a team dispersi, compiti che si accumulano e scadenze sempre più strette, la scelta dello strumento di gestione giusto può fare la differenza. Che siate imprenditori, project manager o team manager, l'obiettivo è chiaro:

• organizzare i flussi di lavoro
• stabilire le priorità dei compiti
• monitorare le scadenze,
• mantenere una visione d'insieme senza complessità.

Trello, il pioniere della lavagna kanban, punta sulla semplicità visiva e sull'intuitività. monday.com, invece, offre una piattaforma più strutturata e ricca di funzioni pensate per contesti progettuali più complessi.

In questo articolo, confrontiamo le due soluzioni in modo approfondito: caratteristiche, prezzi, interfaccia, integrazioni, casi d'uso... per aiutarvi a scegliere lo strumento più adatto alle vostre esigenze.

Che cos'è Trello?

Panoramica di Trello

Trello è lo strumento che ha democratizzato la lavagna kanban digitale per i team di progetto di tutto il mondo. Lanciata nel 2011 e acquisita da Atlassian, la piattaforma è diventata uno standard per la gestione visiva delle attività. Semplice, ma non semplicistico, Trello può essere adattato a un'ampia gamma di contesti lavorativi:

• gestione agile dei progetti
• monitoraggio di attività individuali
• roadmap di prodotto
• organizzazione di eventi
• gestione delle richieste dei clienti.

Oggi è utilizzato da oltre 2 milioni di team in tutto il mondo, da start-up singole ad aziende consolidate.

🎯Trello si rivolge chiaramente a chi cerca uno strumento di gestione dei progetti visuale, intuitivo e veloce da imparare, senza bisogno di configurazioni complesse. La sua interfaccia minimalista, basata su un sistema di elenchi, schede e colonne, piacerà tanto ai freelance quanto ai team di prodotto, marketing o sviluppo.

Le caratteristiche principali di Trello

🛠️ Trello brilla per la sua semplicità d'uso, ma sotto il cofano nasconde una serie di funzioni ben studiate per la gestione di attività e progetti in team:

• Schede Kanban collaborative per una visione chiara che consente di organizzare i progetti in colonne e di visualizzare le attività a colpo d'occhio.
• Schede personalizzabili con date di scadenza, allegati, liste di controllo, commenti, etichette, ecc.
• Elenchi e flussi di lavoro per strutturare in modo semplice le fasi di un processo o di uno sprint.
• Membri del team assegnabili: ogni attività può essere assegnata a uno o più membri, con tracciamento.
• Automazioni tramite Butler per la creazione di regole automatiche senza bisogno di codifica (esempi: spostare una scheda, inviare un avviso, ecc.).
• Integrazioni ("Power-Up"): Slack, Google Drive, Jira, Dropbox, Asana, Microsoft Teams, ecc. Maggiori informazioni più avanti in questo articolo 🤫.
• Calendario, timeline e dashboard (nelle versioni a pagamento).

Trello

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Vantaggi e svantaggi di Trello

Il fascino di Trello sta nel fatto che è facile da usare, ma mostra anche i suoi limiti non appena i progetti diventano più complessi.

La forza di Trello sta nella sua capacità di offrire un'esperienza fluida e visiva, senza curve di apprendimento. Ideale per iniziare in modo rapido ed efficiente, anche con un team:

• Interfaccia ultra-intuitiva, senza necessità di formazione.
• Efficiente visualizzazione Kanban, ideale per seguire le attività attraverso le fasi.
• Automazione semplice con Butler, anche senza conoscenze tecniche.
• Grande libertà di utilizzo, per un'ampia varietà di progetti.
• Generosa versione gratuita, con tutte le informazioni di base.

Ma non appena si aumenta la complessità o il volume, compaiono alcune limitazioni. Queste possono frenare i team che gestiscono più progetti contemporaneamente o che sono alla ricerca di uno strumento più strutturante:

• Mancanza di una struttura avanzata per la gestione di progetti complessi (assenza di dipendenze, Gantt nativo gratuito...).
• Una sola vista per tabella, che complica il coordinamento di più progetti.
• Reporting limitato senza l'utilizzo di strumenti di terze parti o della versione premium.
• Interfaccia troppo leggera per alcuni team abituati a una struttura più rigida (es. IT, consulenza).

Che cos'è monday.com?

Panoramica di monday.com

monday.com è uno strumento di gestione dei progetti che mira a centralizzare tutto: attività, team, pianificazione, automazione e persino CRM o monitoraggio del budget. Lanciata nel 2014, la piattaforma si è rapidamente affermata come alternativa più strutturata a Trello, con un approccio modulare e visivo alla gestione del lavoro.

La promessa? Offrire una piattaforma all-in-one per pianificare, collaborare e monitorare l'avanzamento di qualsiasi progetto. Utilizzato da oltre 180.000 aziende in tutto il mondo, monday.com si rivolge tanto alle agenzie creative quanto ai reparti IT, HR o marketing. È particolarmente apprezzato dalle organizzazioni che hanno bisogno di personalizzare la gestione delle attività mantenendo un'interfaccia facile da usare.

Con le sue numerose visualizzazioni (tabelle, kanban, timeline, Gantt, carico di lavoro), le potenti automazioni e le ampie integrazioni, monday.com è chiaramente rivolto a team strutturati che vogliono controllare i propri flussi di lavoro dall'inizio alla fine.

Caratteristiche principali di monday.com

monday.com è molto più di una semplice task board. È una piattaforma di gestione del lavoro davvero personalizzabile, in grado di adattarsi a tutti i tipi di progetto grazie a una serie di funzionalità:

• Tabelle altamente personalizzabili con diversi tipi di colonne (testo, scadenza, persona, stato, numero, ecc.).
• Viste multiple, come la vista Kanban, il calendario, la timeline, il diagramma di Gantt, la vista del carico di lavoro.
• Potente automazione: trigger personalizzati per gestire avvisi, stati, incarichi, scadenze, ecc.
• Tracciamento del tempo integrato per il tracciamento manuale o automatico per utente e per attività.
• Gestione delle dipendenze con collegamento tra le attività per tenere traccia di blocchi e sequenze.
• Dashboard e report visivi attraverso l'aggregazione dei dati di più progetti per monitorare i progressi complessivi.
• Integrazioni native con Slack, Teams, Google Workspace, Zoom, Asana, Jira, Notion, Zapier, ecc. Maggiori informazioni più avanti!
• Funzionalità aziendali avanzate: gestione dei diritti, ruoli, audit, sicurezza SSO.

monday.com

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Vantaggi e svantaggi di monday.com

monday.com si distingue per la ricchezza di funzionalità e la flessibilità. Ma richiede anche un minimo di strutturazione e di apprendimento per ottenere il massimo.

monday.com è la cassetta degli attrezzi perfetta per i team che desiderano maggiore controllo, dati e personalizzazione, perché offre :

• un'interfaccia moderna e chiara, facile da adottare nonostante la ricchezza di opzioni,
• tabelle altamente flessibili e colonne personalizzate
• viste multiple e potenti, tra cui Gantt, timeline e carico di lavoro,
• automazioni intuitive, per evitare attività ripetitive,
• tracciamento del tempo integrato, utile per i team che fatturano a ore,
• reportistica multiprogetto, ideale per i manager,
• Scalabile, dal freelance al grande cliente.

Ma attenzione: più opzioni significano anche più configurazioni. monday.com richiede un po' di tempo prima di essere utilizzato.

• La curva di apprendimento è più ripida rispetto a uno strumento semplice come Trello.
• Può diventare complesso da gestire se si moltiplicano le tabelle e le automazioni senza una struttura chiara.
• La versione gratuita è piuttosto limitata per l'uso in team.
• Prezzi più alti, soprattutto per sbloccare visualizzazioni e report avanzati.

Trello vs monday.com: caratteristiche a confronto

Trello e monday.com coprono entrambi le esigenze classiche della gestione delle attività, ma con approcci molto diversi.

☝️En In sintesi: Trello rimane un eccellente strumento kanban, facile e veloce da imparare, perfetto per i team che vogliono andare dritti al punto.

monday.com fa un ulteriore passo avanti offrendo una piattaforma completa e flessibile, più adatta a progetti complessi, multi-attore o altamente strutturati.

Quale strumento facilita la collaborazione tra team?

Un buon strumento di gestione dei progetti è anche (e soprattutto) uno strumento di collaborazione. Assegnazione di compiti, commenti, notifiche, visibilità in tempo reale... tutto deve rendere il lavoro di squadra più fluido, non più pesante.

👉 Se cercate una collaborazione fluida e leggera senza una strutturazione complessa, Trello è perfetto. Ma se state gestendo un team di progetto più grande, con ruoli definiti, diversi livelli di responsabilità o la necessità di uno storico preciso, monday.com offre una collaborazione più avanzata e meglio integrata.

Trello vs monday.com: confronta i prezzi

Trello e monday.com offrono entrambi piani tariffari adatti a team di diverse dimensioni ed esigenze funzionali.

☝️Ainsi :

• Trello offre una soluzione economica e facile da imparare, ideale per piccoli team o progetti semplici.
• monday.com offre una piattaforma più robusta con funzionalità avanzate, adatta a team più grandi o a progetti complessi che richiedono automazione e integrazione avanzate.

Trello vs monday.com: quale interfaccia è più intuitiva?

Un buon strumento di gestione dei progetti deve essere potente, ma anche facile da usare quotidianamente. Se l'interfaccia è troppo complessa, si perde tempo e i team perdono interesse. In questo caso, Trello e Monday.com adottano approcci molto diversi.

👉 Trello punta tutto sulla semplicità:

• La sua interfaccia si basa su un sistema di tabelle, elenchi e schede trascinabili. È minimalista, visiva e, soprattutto, ultra-intuitiva.
• Chiunque può creare una tabella, aggiungere schede e spostarle tra le colonne in pochi secondi.
• È facile da usare, anche per i non esperti di tecnologia.

Trello è quindi perfetto per i team che vogliono andare dritti al punto, senza annegare nelle opzioni.

👉 monday.com, invece, offre un'interfaccia più ricca e strutturata. Lo strumento si basa su immagini per facilitare la comprensione e la strutturazione delle informazioni. Include :

• tabelle personalizzabili con colonne di vario tipo (stato, persone, date, cifre, ecc.),
• viste multiple (tabella, calendario, Gantt, carico di lavoro),
• cruscotti autocostruiti.

È tutto visivo, colorato e ben congegnato. Tuttavia, questo strumento richiede un po' di tempo per abituarsi prima di padroneggiare tutte le sue possibilità. Si tratta chiaramente di una piattaforma più professionale, pensata per i team che hanno bisogno di struttura e monitoraggio avanzato.

Trello vs monday.com: confronto tra le integrazioni

Un buon strumento per la gestione dei progetti non vive in un silo. Più si integra con le altre app (e-mail, storage, CRM, time tracking...), più diventa un vero e proprio hub di collaborazione.

👉 Numero di integrazioni disponibili

• Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
  Oltre 200 integrazioni disponibili, tra cui Slack, Google Drive, Jira, Dropbox, Microsoft Teams, Asana... ma alcune integrazioni avanzate richiedono un piano a pagamento.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐
  Oltre 200 integrazioni native direttamente accessibili, con una chiara interfaccia di configurazione: Slack, Zoom, HubSpot, Google Sheets, Outlook, Zapier, Notion, ecc.

👉 Facile configurazione

• Trello: ⭐⭐⭐☆☆☆
  I Power-Up sono facili da attivare, ma ogni integrazione funziona in modo indipendente. Poca logica generale o centralizzazione dei dati.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Integrazioni ben studiate con automazioni collegate, accessibili direttamente dall'interfaccia di ogni tabella. Un vero vantaggio per snellire i flussi di lavoro.

👉 Personalizzazione e automazione

• Trello: ⭐⭐☆☆☆☆☆☆☆
  Possibilità limitate se non si utilizza Butler o strumenti esterni come Zapier. Integrazioni utili, ma non molto modulari se non si interviene.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Possibilità di collegare integrazioni e automazione (ad esempio, creare automaticamente un'attività dopo un evento di Google Calendar). Più controllo, senza codifica.

☝️ La conclusione è che Trello è ancora molto efficace per integrazioni semplici e veloci, soprattutto se si utilizza già l'ecosistema Atlassian. Ma monday.com è in vantaggio quando si tratta di scenari più avanzati, con una logica di integrazione e automazione fluida e potente, ideale per risparmiare tempo e centralizzare le informazioni.

Quando scegliere Trello o Monday.com?

Trello e Monday.com non si rivolgono esattamente alle stesse persone. Il primo si concentra su semplicità e velocità, il secondo su potenza e personalizzazione. Ecco alcuni casi d'uso tipici per aiutarvi a fare la scelta giusta per il vostro contesto.

Esempi di utilizzo di Trello

Trello è ideale se cercate uno strumento semplice, visivo e veloce da configurare. Per aiutarvi a scegliere il vostro strumento di gestione dei progetti, ecco le situazioni in cui Trello è la scelta migliore:

• Se volete lanciare un progetto come team senza passare per un project manager dedicato, Trello è perfetto per strutturare i compiti con una scheda Kanban.
• Se siete un freelance o un piccolo team creativo: agenzie, studi, consulenti, che vogliono organizzare le loro consegne senza sovraccarichi funzionali.
• Se siete alla ricerca di un coordinamento di eventi o di un marketing agile, Trello offre l'organizzazione di campagne, il monitoraggio dei progressi e il feedback visivo.
• Se volete rendere semplice la tracciabilità delle richieste interne o dell'assistenza di base ai clienti, Trello offre schede che rappresentano le richieste, facilmente ordinabili per stato o priorità.
• Se avete un utilizzo ibrido tra lavoro e vita privata: gestione dei progetti dei clienti, ma anche organizzazione personale, pianificazione editoriale, elenchi di cose da fare, ecc. In questo modo si favorisce l'autonomia del personale.

🗣️Témoignage cliente: UNICEF

Non possiamo permetterci di perdere tempo a inviare contenuti via e-mail e poi passare ore a cercare quelle e-mail, o a capire dove recuperare le attività per diversi giorni lavorativi quando abbiamo a che fare con informazioni vitali che hanno un impatto sulla vita delle comunità. Grazie a Trello, le nostre conversazioni e attività sono fluide ed efficienti.

Tanya Accone, conseillère principale en innovation et responsable de l'équipe du GIC de l'UNICEF

Esempi di casi d'uso per monday.com

monday.com si adatta meglio a team strutturati, progetti complessi o ambienti con più stakeholder. Ecco alcuni esempi in cui monday.com è la scelta ottimale:

• Se siete una PMI con diversi progetti e stakeholder da sincronizzare, monday.com offre il monitoraggio di più progetti, dashboard consolidati e report visivi.
• Se siete un team agile di prodotto o tecnologico, monday.com offre viste Gantt, una timeline, dipendenze e gestione degli sprint con automazione.
• Se siete una start-up in crescita e avete bisogno di una strutturazione più rigorosa, della centralizzazione delle informazioni e dell'automazione del flusso di lavoro.
• Se siete un 'azienda con esigenze interfunzionali: HR, finanza, IT, marketing che lavorano sulla stessa piattaforma con autorizzazioni separate.
• Se avete progetti complessi o con più team di clienti, monday.com offre il monitoraggio dei tempi, viste personalizzate per reparto e processi formalizzati.

🗣️Témoignage cliente: DANONE

L'UX dello strumento è eccezionale. È possibile trovare qualsiasi informazione in modo intuitivo facendo clic su un semplice link: una magia! Inoltre, i modelli di dashboard disponibili sullo strumento lo rendono facile da configurare.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Cose da ricordare nella battaglia Trello vs monday.com

Lo strumento giusto dipende soprattutto dalle vostre esigenze, dalla maturità della vostra organizzazione e dalla complessità dei vostri progetti.

👉 Se cercate uno strumento di gestione delle attività che sia semplice, visuale, veloce da configurare e senza attriti per il vostro team, Trello rimane un'opzione eccellente. La sua interfaccia intuitiva, le schede personalizzabili e la generosa versione gratuita lo rendono una scelta spaventosamente efficace per iniziare senza sforzo.

👉 Se avete bisogno di uno strumento più strutturato, scalabile e ricco di automazione, con viste multiple, tracciamento del tempo, dipendenze o dashboard consolidati, allora Monday.com prende il sopravvento. Si rivolge ai team di progetto più maturi, alle PMI in crescita o a qualsiasi organizzazione che voglia centralizzare la propria gestione.

☝️ Il nostro consiglio finale: la cosa più semplice da fare è testare ciascuno di essi su un progetto pilota per vedere quale si adatta meglio al vostro modo di lavorare.

FAQ su Trello vs monday.com

Quale strumento è più facile da imparare a usare tra Trello e monday.com?

Trello è chiaramente più facile da usare non appena ci si collega.
monday.com richiede un po' di tempo per abituarsi, ma diventa subito molto potente una volta comprese le basi. Se siete agli inizi o se i vostri team non sono molto tecnici, Trello è più accessibile.

Posso gestire più progetti contemporaneamente con Trello o monday.com?

Sì, ma ci sono alcune differenze notevoli:

• Trello gestisce più progetti tramite tabelle separate, ma l'aggregazione multiprogetto è limitata senza Power-Up.
• monday.com consente di centralizzare diversi progetti in dashboard personalizzate, con reportistica consolidata.

Quale piattaforma offre la migliore automazione?

monday.com è in vantaggio: le sue automazioni sono più potenti, più numerose e più flessibili, con trigger condizionali.
Anche Trello offre automazioni tramite Butler, ma sono più limitate nella versione gratuita.

Trello e monday.com possono essere utilizzati su mobile?

Sì. Sia Trello che Monday.com offrono applicazioni mobili efficaci su iOS e Android. Monday è un po' più denso, ma molto ben ottimizzato.

Qual è la migliore alternativa a Trello o Monday.com?

A seconda delle vostre esigenze, ecco alcune alternative popolari:

• Asana: per chi ama un mix di liste, calendario e timeline.
• ClickUp: ultra completo e altamente personalizzabile, tutto in uno.
• Notion: flessibile, soprattutto se vi piace creare le vostre basi.
• Wrike: per i team con flussi di lavoro complessi di convalida.